Chi più chi meno, tutti quanti dobbiamo fare rifornimento per fare camminare i nostri mezzi. Inoltre, quando ci arriva la fattura, dobbiamo controllare che la compagnia petrolifera ci abbia addebitato il giusto costo.
Per facilitare questa verifica abbiamo aggiunto all’anagrafica dei mezzi il pannello Acquisto carburante dove potrai inserire i dati dei rifornimenti eseguiti.
Potrai registrare il numero della carta, la data, i km, l’importo, la quantità, ecc.. tutte informazioni da controllare con il riepilogo che la compagnia petrolifera invia assieme alla fattura.
Inoltre è possibile esportare questi dati per elaborare statistiche sui consumi del carburante dei mezzi in funzione dei km percorsi.
Ma il punto forte di questa nuova funzionalità l’ho voluto conservare per la fine 😉
I dati inseriti nel pannello Acquisto carburante, saranno utilizzati per proporre i litri acquistati del singolo mezzo nei prospetti UTF.
In questo modo, la domanda di rimborso delle accise sui carburanti sarà praticamente tutta compilata, dovrai solamente visionarla e stamparla.
Se ti interessa approfondire l’argomento o semplicemente sei curioso di provare questa funzionalità, nella guida trovi le istruzioni per utilizzarla al meglio (voce Gestione CRI – Prisma dal menù Strumenti >> Scarica guida paragrafo Mezzi).
Dal 1 gennaio 2019, oltre alla fatturazione elettronica tra Aziende private (B2B), sarà obbligatorio emettere le fatture per i beni e servizi alle persone fisiche in modalità elettronica (B2C).
La Legge di Bilancio 2018 stabilisce l’obbligatorietà dell’emissione della fattura elettronica in tutti i casi di cessione di beni o servizi nel nostro Paese tramite lo SDI (Sistema di Interscambio).
Di Fatture B2B te ne ho già parlato in un precedente post, e con buona probabilità, già oggi le stai ricevendo (es. le fatture per i carburanti); le Fatture B2C (Business To Consumer -> Consumatore finale) sono molto simili alle B2B anche se le regole da tenere a mente sono leggermente differenti.
Il provvedimento attuativo n. 89757/2018 del 30 aprile ci dice che il fornitore (nel nostro caso il tuo Comitato) DEVE emettere la fattura al consumatore privato (es. Mario Rossi) in due modalità:
Per finire, questi documenti sono considerati documenti elettronici e, come tali, devono essere messi in conservazione sostitutiva secondo la normativa vigente.
Anche in questo, Gestione CRI ti viene in aiuto, cliccando sul tasto CONSERVA, i documenti saranno messi automaticamente in conservazione sostitutiva.
Più il tempo passa e più gli archivi si riempiono di anagrafiche non più utilizzate, un mezzo alienato, un cliente che ha cambiato partita IVA, soci trasferiti.
Vuoi per le regole di Gestione CRI, voi perché non è corretto fare sparire 😉 un cliente a cui abbiamo emesso fattura, le nostre anagrafiche diventano sempre più “pasticciate”.
Per evitare il proliferare di anagrafiche inutili, è possibili nasconderle conservando comunque il pregresso ed ottenendo elenchi più “puliti”.
Adesso ti spiego come puoi farlo.
Prendiamo ad esempio i clienti, ma la stessa cosa la potrai fare anche per altre anagrafiche.
Da questo momento in poi, il cliente non sarà più selezionabile dai nuovi fogli di viaggio, dalle fatture, dalle prime note, ecc…
Rimarrà comunque presente sul pregresso.
Inoltre, nella griglia principale dei clienti, sulla destra del filtro rapido, c’è l’opzione Filtra. Selezionando la voce desiderata (es. Solo attivi) la griglia visualizzerà solamente le anagrafiche dei clienti attivi.
Ricorda che il filtro scelto rimarrà lo stesso fino a quando non sarà cambiato.
In questo periodo non si parla altro che di GDPR e di Privacy, in alcuni casi anche con un po’ di confusione.
Di seguito ti riporto una serie di domande a cui ho cercato una risposta, mi sono servite per capire meglio il nuovo regolamento.
Inoltre al fondo troverai anche cosa sta facendo IDEA Software per l’adeguamento di Gestione CRI alla norma.
Incominciamo dal nome: NUOVO REGOLAMENTO EUROPEO GDPR UE 679/2016.
Eh sì!, REGOLAMENTO, questo perché, alla data odierna, mancano ancora le norme di coordinamento con l’attuale codice sulla privacy, in pratica il nostro Governo ci dovrà dire, cosa conservare e cosa no dell’attuale codice sulla Privacy e come il nuovo GDPR si integra. Nel frattempo convivranno entrambi.
COSA RIGUARDA?
Il trattamento dei dati personali delle persone fisiche.
L’applicazione territoriale.
COSA SI INTENDE PER TRATTAMENTO?
Insieme di operazioni che si possono compiere con o senza l’ausilio di computer e per tutto il ciclo di vita del dato, dalla raccolta, alla registrazione, l’organizzazione fino alla loro consultazione. Già, il solo consultare i dati è da considerarsi trattamento.
COSA SI INTENDE PER DATO PERSONALE?
Qualsiasi informazione riguardante una persona fisica (in carne e ossa) come il nome, l’indirizzo, il numero di cellulare, l’email, ecc..
DOVE SI APPLICA QUESTO REGOLAMENTO?
La norma si applica a tutta l’Unione Europea.
COSA NON RIGUARDA?
I dati anonimizzati: quelle informazioni che non sono riconducibili alla persona e utilizzati ai soli fini statistici.
I dati trattati da persone fisiche per uso personale e domestico. Ad esempio, i dati dei miei amici memorizzati sull’agenda personale.
QUALI SONO LE FIGURE PROFESSIONALI COINVOLTE?
Il Titolare: chi individua i modi e i mezzi per il trattamento dei dati personali. Può essere un’azienda, una persona fisica, un’autorità pubblica, un servizio o altro organismo (es. IDEA Software).
Responsabile e Incaricato: nominati dal Titolare e trattano i dati per conto del Titolare stesso (es. Dipendente).
Responsabile Esterno: fornitori che accedono alla nostra sede e possono venire a contatto con i dati trattati (es. impresa di pulizia).
Responsabile della protezione dei dati: comunemente chiamato DPO, informa il Titolare o il Responsabile sugli obblighi derivanti dal regolamento; verifica l’attuazione della normativa e formazione del personale; funge da contatto con l’autorità di controllo. E’ obbligatorio per la Pubblica Amministrazione e per quelli che trattano dati in larga scala e/o sensibili. In tutti gli altri casi, il regolamento “consiglia” di nominarlo.
QUAL È LA MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI?
Premesso che il Titolare ha il compito di istruire gli autorizzati al trattamento su come accedere e trattare i dati personali.
I dati devono essere veritieri, aggiornati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità.
Ad esempio, il supermercato che ci chiede il codice fiscale per l’emissione della tessera fedeltà, è un uso spropositato rispetto alla finalità (statistica), possiamo rifiutarci di comunicarlo. Allo stesso modo, loro si possono rifiutare di emettere la tessera in mancanza del nostro codice fiscale.
COS’È IL PRINCIPIO DI “ACCOUNTABILITY”?
E’ il principio di responsabilità del Titolare del trattamento che è tenuto a mettere in atto misure tecniche organizzative adeguate per garantire e per dimostrare l’applicazione del regolamento.
In pratica nel regolamento non troviamo le regole per trattare i dati ma le linee guida che possiamo seguire. Il Titolare deve decide in maniera autonoma come trattarli e dovrà essere sempre lui a dimostrare di aver fatto il possibile per tutelarli.
COS’È IL PRINCIPIO PRIVACY “BY DESIGN”?
Prendere in considerazione adeguate misure tecniche e organizzative sin dall’atto della progettazione.
In pratica, prima di raccogliere i dati occorre già pensare il modo migliore per trattarli.
COS’È IL REGISTRO DELLE ATTIVITÀ DI TRATTAMENTO?
E’ una fotografia della realtà aziendale. Troviamo i riferimenti del Titolare, Responsabile del trattamento e del DPO (dove previsto), le finalità, le categorie degli interessati, i responsabili esterni e una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative adottate per tutelare i dati.
COS’È IL DATA BREACH?
E’ l’intrusione, da parte di qualche male intenzionato, nei nostri sistemi. I dati personali conservati o trattati possono essere persi, distrutti o diffusi indebitamente, ad esempio a seguito di attacchi informatici. Si tratta di situazioni che possono comportare pericoli significativi per la privacy degli interessati cui si riferiscono i dati. Nel caso si verifichi una violazione dei dati trattati, occorre dare immediatamente comunicazione (entro le 72 ore) all’autorità e, in alcuni casi, ai soggetti interessati.
COSA STA FACENDO IDEA SOFTWARE PER L’ADEGUAMENTO?
IDEA Software, in considerazione dei volumi e della natura dei dati sensibili trattati, ha contestualmente adottato la figura del DPO esterno, la quale sta lavorando alla stesura del nuovo manuale operativo.
Per quanto riguarda Gestione CRI stiamo sviluppando le ultime modifiche per l’adeguamento del sistema al nuovo regolamento.
Tra le modifiche, abbiamo deciso di aggiungere un parametro che limiti all’utente il periodo di visualizzazione dei fogli di viaggio. In questo modo, se compilato, l’utente al centralino non potrà visualizzare i fogli di viaggio più vecchi del numero di giorni impostati. Ad esempio, impostando 1gg, l’utente potrà vedere nell’elenco solo i fogli di viaggio del giorno corrente.
Ulteriori informazioni le puoi trovare sul sito del Garante http://www.garanteprivacy.it/
Dal 1° luglio 2018 diventerà obbligatorio utilizzare la fatturazione elettronica per la vendita di benzina e gasolio per motori, praticamente il benzinaio ti dovrà farà una fattura elettronica che tu dovrai pagare con strumenti prettamente elettronici (carte di credito, bancomat, ecc..).
Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo si estenderà a tutte le fatture tra aziende. Questo significa che quando dovrai fare una fattura ad una azienda (es. per fatture un corso), dovrai farlo in formato elettronico, una modalità simile a quella che oggi usi per le ASL.
Per intenderci, il prossimo anno, anche la nostra fattura la riceverai in formato elettronico. Tutti saremo obbligati ad utilizzare la Fatturazione B2B (bi to bi -> Business to Business).
E’ come se non bastasse, le nuove fatture dovranno essere conservate nello stesso modo delle Fatture PA.
In queste ultime settimane stiamo valutando come Gestione CRI può darti una mano per semplificarti il lavoro anche con questa nuova incombenza.
Alla fine abbiamo pensato ad un nuovo modulo che ti consentirà di gestire le Fatture B2B.
Le fatture di acquisto le riceverai direttamente in Gestione CRI e le potrai trasformare automaticamente in una scrittura di prima nota.
Le tue fatture elettroniche le potrai creare ed inviare le nello stesso modo che fai oggi con le Fatture PA e, con un click le manderai in conservazione.
Nel classico stile Gestione CRI, semplice ed automatico. 😉
Oggi ti parlo della formazione dei Volontari.
Anche in questo caso, così come per l’email dove ti parlavo della Sorveglianza sanitaria, devo utilizzare un linguaggio un pochetto più formale.
Secondo quanto previsto dal REGOLAMENTO SULLA TUTELA DELLA SICUREZZA E DELLA SALUTE DEI VOLONTARI, un articolo recita:
“L’operato di ogni Volontario deve essere conforme alla formazione acquisita, alle istruzioni e ai mezzi forniti dal datore di lavoro/dirigente/preposto.”
Questo sta a indicare che dobbiamo “fare” formazione ai nostri volontari in funzione delle attività che vanno a svolgere e prima che questi la svolgano.
La C.R.I. regolamenta i seguenti livelli formativi:
I corsi di formazione dove i partecipanti non superano i 35, sono organizzati dai Comitati che si avvalgono di Formatori autorizzati.
Se prendiamo in considerazione solamente il livello 1 e livello 2, formazione destinata ai Volontari, le cose da tenere a mente sono diverse, ma tra le più importanti troviamo i requisiti di accesso e l’aggiornamento.
Si perchè per accedere al livello 2 occorre aver superato il livello 1 e, per entrambi, ogni 4 anni occorre fare l’aggiornamento di 2 ore.
Uffiiii … Altre informazioni da conservare e ricordare 🙁
Anche in questo caso, Gestione CRI ti può dare una mano.
Se il tuo Comitato organizza i corsi, puoi pianificarli, registrare i partecipanti e gli esiti.
Se non organizzi i corsi, puoi comunque registrare i corsi effettuati, gli esiti e i rinnovi direttamente nell’anagrafica del socio.
Inoltre sarà lo stesso Gestione CRI a segnalarti quali volontari devono rinnovare una corso scaduto.
Oggi ti parlo della salute dei tuoi Volontari.
Sarò un po’ più formale del solito, questo perché l’argomento non si presta molto alle semplificazioni, ci sono tante regole da tenere in considerazione. Ma anche in questo caso cercherò di darti una mano.
Ti confesso che ho provato ad edulcorare l’argomento, giudica tu il risultato 😉
Secondo quanto previsto dal REGOLAMENTO SULLA TUTELA DELLA SICUREZZA E DELLA SALUTE DEI VOLONTARI, ciascun Volontario, in funzione delle attività svolte, ha diritto all’accertamento periodico sanitario a carico del Comitato.
L’accertamento sanitario è suddiviso in:
La scelta della tipologia dipende da diversi fattori, lo stato di salute, l’età ed il rischio a cui è esposto il Volontario.
Con Gestione CRI puoi gestire le visite effettuate e programmate per ogni singolo Volontario e determinare quale tipo di visita dovrebbe fare.
Ad inizio anno devi controllare quali visite i Volontari devono fare in funzione delle attività svolte nell’anno appena concluso.
Questa regola non devi tenerla in considerazione se il Volontario, durante le proprie attività, è entrato in contatto con agenti cancerogeni o mutageni, in questo caso deve essere inviato il prima possibile a sorveglianza sanitaria.
Per determinare quale tipo di visita un Volontario deve eseguire, ci sono diversi scenari da tenere in considerazione. Inoltre è da tenere in considerazione che le ore di servizio svolte sono LE ORE CHE EFFETTIVAMENTE sono eseguite dal Volontario in quella particolare attività.
La Croce Rossa Italiana conferisce riconoscimenti a chi si distingue nelle attività di volontariato o nel sostegno, collaborazione, difesa, diffusione e compimento dei principi e degli obiettivi di Croce Rossa.
Così recita il punto 1 del Regolamento per il conferimento dei riconoscimenti, ma ricordarsi di presentare la proposta di conferimento può diventare molto impegnativo.
Inoltre esistono diverse Croci di anzianità, ognuna delle quali con i propri anni di attività:
In Gestione CRI tutto questo è stato reso automatico.
Abilitando la gestione delle Croci di anzianità, Gestione CRI ti avviserà quando un socio ha diritto alla Croce di anzianità. In questo modo dovrai preoccuparti unicamente di predisporre la proposta di conferimento.
Inoltre, sull’anagrafica del socio, potrai visionare l’attuale stato delle Croci di anzianità già ricevute.
